Statut et rôle du notaire en République Gabonaise : présentation et idée d’une réforme

Dans le sillage de notre dossier portant sur la profession d’avocat, nous nous intéresserons ici à la carrière de notaire dans notre pays.

Aux termes de l’article 1er de la loi nº 8/73 du 20 décembre 1973, les notaires sont des officiers publics institués pour recevoir les actes et les contrats auxquels les parties doivent ou veulent faire donner le caractère d’authenticité attaché aux actes de l’autorité publique; ils sont chargés d’en assurer la date, d’en conserver le dépôt et d’en livrer des grosses expéditions”.

Mais la mission du notaire ne se limite pas à l’authentification et la conservation des actes. Le notaire est un professionnel du droit qui a vocation à intervenir dans l’ensemble des domaines juridiques, et ,est notamment chargé d’une mission de conseil envers les justiciables.

Qu’est-ce qu’un notaire ?

Le rôle du notaire

Le notaire est un juriste investi d’une mission d’autorité publique. Il agit pour le compte de l’Etat afin de conférer aux actes le caractère authentique. A ce titre,  il est investi de véritables prérogatives de puissance publique et joue un rôle important au service des particuliers dans les domaines prévus par la loi.

Par l’authentification de l’acte, le notaire constate officiellement la volonté des parties et en garantit le contenu et la date. L’acte authentique revêt ainsi la même force qu’un jugement du tribunal, et le notaire apparaît comme “arbitre” de l’accord et  “juge” de l’amiable. Il confère force exécutoire à la volonté des parties, les assiste tant dans la préparation que dans la rédaction, leur prodigue des conseils juridiques dans le but de s’adapter au mieux à leur situation et de prévenir les éventuels conflits.

Un acte est dit authentique lorsqu’il a été reçu par un notaire habilité à instrumenter dans le lieu de rédaction de l’acte et dans les formes requises par la loi en vigueur. Le caractère authentique donne une force probante d’autorité publique à l’acte telle que l’article 24 de la loi n°8/73 précitée prévoit que “ Tous les actes notariés font foi en justice et sont exécutoires dans toute l’étendue de la République”.

Les missions du notaire

Le notaire intervient principalement pour recevoir les actes et les contrats, les authentifier, en assurer la date et le contenu, en conserver le dépôt et en livrer une grosse d’expédition.

Il est tenu, en application de l’article 25 de la loi du 20 décembre 1973, de “garder minute de tous les actes qu’ils reçoivent.” Cette obligation de conservation n’est toutefois pas générale et le texte prévoit expressément une liste d’acte dits “simples” pour lesquels l’obligation de conservation sera exclue.

Par ailleurs, il lui est formellement interdit d’établir des actes sous une forme autre que la forme authentique.

Les principaux domaines d’intervention

Tout notaire jouit d’un  privilège en matière immobilière, où il intervient notamment pour la rédaction d’actes. Il doit, pour tout acte translatif de propriété immobilière, rechercher la nature, la situation, la  contenance, les tenants et les aboutissants des immeubles, les noms des précédents propriétaires et, autant qu’il se pourra, le caractère et la date des mutations successives.

Le notaire accompagne le client dans toutes les étapes de la transaction et permet d’en assurer la sécurité juridique. Il peut ainsi se voir confier les sommes destinées à une opération en cours. Toutefois, l’article 36 limite à 3 mois la durée pendant laquelle un notaire peut conserver ces sommes qu’il détient pour le compte d’un tiers, à quelque titre que ce soit.

Il a le monopole des formalités concernant la propriété foncière (baux, achat, vente, société civile immobilière, copropriété…).
Il est également l’interlocuteur privilégié en matière de successions et d’actes de famille en général (contrats de mariage, donations, testaments…).  

Devenir notaire 

Les conditions pour exercer une carrière de notaire

Le titre IV de la loi Nº 8/73 du 20 décembre 1973 énonce des conditions à peine de nullité de nomination.

  • Les conditions préalables

L’article 38 prévoit 6 critères cumulatifs.

Tout candidat à la nomination doit :

  • Être de nationalité gabonaise ou national d’un État accordant la réciprocité aux Gabonais.
  •  Jouir de ses droits civils, civiques et politiques.
  • Être âgé de 30 ans révolus.
  • N’avoir subi aucune condamnation pour des faits contraires à la probité ou aux bonnes moeurs;
  • n’avoir été ni déclaré en faillite, ni mis en état de liquidation judiciaire;
  • ne pas être ancien officier ministériel destitué, avocat radié du barreau ou fonctionnaire révoqué par mesure disciplinaire pour faute contraire à la probité ou aux bonnes moeurs.
  • Justifier d’une assurance couvrant sa responsabilité professionnelle et du versement d’une caution spécialement affectée à la garantie des condamnations susceptibles d’être éventuellement prononcées contre lui à l’occasion de fautes commises par lui dans l’exercice de ses fonctions.
  • Justifier de six années de stage, dont deux au moins en qualité de premier clerc dans une étude de notaire où le grade de premier clerc n’est conféré qu’à la suite d’un examen professionnel.

Ce temps de stage n’est que de deux années, dont une au moins en qualité de premier clerc si le candidat justifie du diplôme de licencié en droit ou du certificat d’élève diplômé d’une école de notariat reconnue par l’Etat.

Les anciens notaires sont dispensés des conditions de stage et d’assurance.

  • Les voies d’accès à la profession

Au delà des conditions préalables, on distingue 3 voies d’accès à la profession.

  • L’accès à la profession de notaire par aspiration

Cette voie d’accès est réservées aux clercs, collaborateurs du notaire.

Aux termes de l’article 45, les clercs sont inscrits par le greffier en chef sur un registre de stage coté et paraphé par le président de la Chambre judiciaire de la Cour suprême et déposé au greffe de cette juridiction.

Pour être inscrit et devenir clerc, le postulant doit être âgé de dix-sept ans et produire une attestation délivrée par le notaire chez lequel il travaille et qui constate le grade occupé.

Pour être admis à prendre l’inscription de premier clerc, le clerc aspirant au notariat doit être âgé de 21 ans, avoir accompli trois années effectives de stage dans une étude de notaire et avoir préalablement suivi avec succès l’examen d’aptitude aux fonctions de premier clerc.

  • L’accès à la profession par voie d’examen

Sont concernés les premiers clercs, ainsi que tout autre aspirant à la profession qui remplit les conditions préalables édictées à l’article 38.

Le régime de l’examen professionnel de premier clerc figure à l’article 42.

Il se déroule à Libreville devant un jury de trois membres désignés par arrêté du Garde des Sceaux, ministre de la Justice. Ce jury est présidé par le président de la Chambre judiciaire ou un conseiller de la dite chambre, et comprend le directeur de l’Enregistrement et des Domaines, ou son représentant ainsi qu’un notaire ou un greffier en chef.

Le secrétariat du jury est assuré par un magistrat de l’administration centrale du ministère de la Justice.

L’examen comporte deux épreuves écrites d’une durée 2 heures, coefficient 2; et deux interrogations orales d’une durée 15 minutes, coefficient 1.
Les épreuves écrites consistent en la rédaction d’un ou plusieurs actes du ministère de notaire et portent l’une sur les régimes matrimoniaux, donations, successions, testaments, et l’autre sur le droit des sociétés ou des obligations.

Les épreuves orales portent l’une sur le statut et le service des notaires ou des auxiliaires de la justice, l’autre sur le régime foncier en vigueur au Gabon.

  • L’accès à la profession par voie professionnelle avec dispense de stage

Cette voie d’accès est réservée aux professionnels de la justice désirant se reconvertir.

Sont concernés les magistrats, les avocats et les greffiers en chef des cours et tribunaux ayant exercé les fonctions de greffiers-notaires titulaires d’une licence ou d’une capacité en droit, et ayant exercé pendant 4 ans.

L’article 39 permet leur admission aux fonctions de notaire avec dispense de stage sous réserve de succès à l’examen professionnel.

Le notaire en exercice peut quant à lui, sans besoin d’aucune nouvelle justification,  être nommé à un nouvel office après démission de la charge dont il est titulaire.

         La reprise d’une charge

Tout candidat admis aux fonctions de notaire pourra être nommé à une charge de notaire par décret du Président de la République, sur proposition de Garde des Sceaux, ministre de la justice. Aux termes de l’article 43, “les notaires ne pourront présenter leur successeur”. Il en résulte que l’accès a une charge passe nécessairement par la reprise d’une charge vacante.

La vacance à une charge de notaire est portée à la connaissance des candidats éventuels par une insertion au “Journal Officiel” et par tous les moyens de publicité appropriés, à la diligence du Garde des Sceaux, ministre de la Justice. Les intéressés sont ainsi invités à adresser leur requête avec pièces à l’appui au garde des Sceaux dans un délai de trois mois.

Le Garde des Sceaux fait alors procéder à une enquête et transmet les dossiers au président de la Chambre judiciaire de la Cour suprême qui saisit l’assemblée générale.

La Chambre judiciaire de la Cour suprême, sur rapport d’un conseiller et conclusions du Procureur général, donne son avis sur chaque candidat et dresse une liste par ordre de mérite pour toute charge vacante.

Une expédition de la délibération de la Chambre judiciaire de la Cour suprême et les dossiers sont ensuite retransmis par le Procureur général au ministre de la Justice pour la nomination.

Si, un an après sa vacance, une charge de notaire n’a pu être pourvue malgré le cas échéant, l’accomplissement de nouvelle mesures de publicité, elle est supprimée provisoirement par décret pris sur la proposition du garde des Sceaux.

Avant d’entrer en fonction, les notaires et les premiers clercs assermentés doivent déposer au greffe de la Chambre judiciaire de la Cour suprême leur signature et leur paraphe (article 44).

Être notaire

Le statut du notaire en république Gabonaise.

Officiers publics et ministériels, les notaires sont délégataires de la puissance de l’État bien qu’ils exercent leur profession dans le cadre d’une profession libérale. Ils ont le monopole des actes devant être passés dans la forme notariée dans le ressort de leurs études (Art. 8).

Ils cessent obligatoirement leurs fonctions à l’âge de 65 ans.

Lorsqu’un notaire se trouve dans dans l’impossibilité de continuer ses fonctions par suite de maladie, blessure ou infirmité dûment établies, il peut être remplacé, après avis d’une commission spéciale convoquée et présidée par le Garde des Sceaux, ministre de la Justice, ou son représentant.

Le nombre et l’implantation des offices de notaire en république Gabonaise sont fixés par l’État, les notaires ne disposent donc pas de liberté d’installation.

Le notaire qui ne réside pas dans le lieu qui lui est fixé est considéré comme démissionnaire et, en conséquence, le Garde des Sceaux, peut après avis du procureur général, proposer son remplacement.

L’article 6 interdit à tout notaire d’instrumenter hors de son ressort territorial d’attribution, à peine d’être suspendu de ses fonctions pendant trois mois, d’être destitué en cas de récidive, et d’être redevable de dommages-intérêts.

Les fonctions de notaire sont incompatibles avec celles de magistrat, d’avocat, d’huissier, d’agent d’exécution, de commissaire-priseur et de fonctionnaire ou agent à un titre quelconque des différentes administrations publiques (Art. 9).

Toute contravention aux dispositions légales relatives au statut de notaire, ainsi que les autres infractions à la discipline sont poursuivies par le Procureur général près de la Chambre judiciaire, y compris en l’absence de partie plaignante.
Les sanctions disciplinaires encourues vont du rappel à l’ordre à la destitution en passant par la la censure, la suspension et le le remplacement pour défaut de résidence.

Les impératifs de la profession.

Compte tenu de leur statut, les notaires sont soumis à des impératifs professionnels  et le moindre manquement est susceptible de conduire à l’engagement de leur responsabilité personnelle civile et/ou pénale (Art. 58).

Il est défendu aux notaires de s’associer avec d’autres personnes que des notaires, pour l’exploitation de leurs offices.

Chaque notaire doit tenir une comptabilité destinée à constater les recettes et les  dépenses de toute nature effectuées pour le compte de ses clients. Les droits auxquels les notaires peuvent prétendre sont fixés par les tarifs en vigueur, et il est interdit à tout notaire de réclamer pour quelque cause que ce soit, une somme supérieure aux tarifs en vigueur.

En cas de non-respect des tarifs, le notaire sera tenu de restituer les droits indûment perçus et pourra être condamné à des dommages-intérêts s’il y a lieu. Par ailleurs, il s’expose à des poursuites disciplinaires éventuelles.
En vertu de leur obligation de conservation, les notaires ne peuvent se dessaisir d’aucune minute, à moins que ce dessaisissement soit prévu par la loi ou requis en vertu d’un jugement.

Dans le cadre de la mission d’authentification, chaque notaire est tenu d’avoir un cachet ou sceau portant ses noms, qualités et résidence et, d’après un modèle uniforme, le sceau de la République. Les grosses et expéditions des actes portent l’empreinte de ce cachet.

L’idée d’une réforme de la profession de notaire.

Nul doute que le système juridique est un facteur déterminant de la compétitivité économique d’un pays. C’est pour cette raison qu’une réforme structurelle et organisationnelle serait la bienvenue. Le Notaire au Gabon, quoique rarement sollicité en général par les particuliers, n’est ni point ni moins qu’un officier public fondamental dans la politique de services publics de proximité voulue par l’Etat.

Pourtant l’accès à la profession et à cette procédure d’authentification des actes reste méconnu du grand public. L’importance de la profession mérite que les autorités en place se penchent sur la révision du statut de notaire comme cela a été pour les avocats à travers la loi n°25/2008 du 17 décembre 2008.

Les contours et le contexte de la réforme

Harmoniser l’ensemble des coûts se rattachant à la demande d’expertise est ainsi le premier défi que devrait se poser le législateur gabonais. En effet, pour plusieurs gabonais, authentifier par exemple un acte par un notaire n’est pas tant que sa inaccessible, mais c’est surtout le manque d’information sur la procédure et le coût qui pose problème. De plus, aux honoraires de ce dernier, s’ajouteront la facturation de documents ou de frais indus.

Par ailleurs, l’accès à cette profession à travers les Centres de Formation Professionnelles de Notaires devrait aussi être repensé. Car pour plus d’égalité de chances, il importe de substituer le concours d’accès à un examen sur dossier suivi d’un entretien individuel comme c’est le cas à l’heure qu’il est en France.

Aussi, étant donné l’évolution de la profession ces dernières années ne serait-ce pas légitime pour nos autorités de penser à relever le diplôme d’accès à la profession?

Le Notaire, dépositaire de la puissance publique, détient le  sceau au nom de l’Etat et sous sa responsabilité. Instrument l’octroyant le privilège de conférer, au delà de l’authenticité, une force probante et exécutoire aux actes et conventions qu’il reçoit, par l’obligation de la loi ou la volonté des parties.

Et il est clair, qu’avec les aspirations récentes de notre pays d’accéder au concert des nations émergentes, la compétitivité de nos personnels administratifs et salariés seraient un atout. En admettant au rang des notaires, les titulaires d’un diplôme de Master en Droit, la république prônerait ainsi l’excellence dans un ordre si déterminant pour l’avenir du pays.

Pour toutes ces raisons, il serait intéressant que l’accès à cette profession se fasse par le biais d’un diplôme de Master en Droit, soit Bac+4. Les aspirants auront plus d’acquis théoriques et surtout une meilleure appréhension des fondements de la profession tout au long de leur cursus universitaire.

Ce qui reviendrait à repenser non seulement la durée du stage mais également par voie de conséquence la formation de clerc de notaire. Concernant le stage, il est évident, qu’avec un diplôme de bac+4, la période de stage devrait en principe être réduite à 24 mois, soit 2 ans. Période au cours de laquelle le stagiaire, portant le titre de notaire stagiaire devra se familiariser avec la pratique purement formel du métier avec notamment des travaux de pratique professionnelle.

 

Mathie OTOUNGA, Arnold MATEBA

 


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